"Time Drive": un résumé du livre d'Arkhangelsky // Briefs * Non fixant

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Repos: comment ne pas se transformer en «cheval entraîné»

Établissez un repos compétent pendant la journée de travail et après les heures. Par exemple, 5 minutes toutes les heures.

Pendant le reste, distrayez-vous pour mieux retrouver votre force. Au lieu de surfer sur Internet, faites une promenade ou faites des exercices.

Rendez la paresse créative. Pendant les périodes de paresse, chargez le cerveau d'informations sur un sujet créatif important pour vous et soyez 100% paresseux, sans essayer de résoudre les problèmes et sans être tourmenté par les remords.

Augmentez l'efficacité du sommeil en vous endormant et en vous réveillant selon le régime et en optimisant sa durée. Notre sommeil se compose de plusieurs cycles d'une durée de 1 à 1,5 heure. Lorsque la durée du sommeil est un multiple de la durée du cycle, le réveil est beaucoup plus facile. Avant d'aller au lit, aérez la pièce, ne vous dérangez pas et déchargez le cerveau des soucis diurnes - promenez-vous ou lisez un livre d'art.

Utilisez le «micro-sommeil» pendant la journée de travail. Les biorythmes humains ont deux hauts et des bas pendant la journée. Le premier déclin se produit vers 13-15 heures, le second - le soir. Si vous vous reposez 10-15 minutes pendant la première récession, le travail se déroulera beaucoup plus efficacement.

Motivation: comment faire face aux tâches désagréables

Pour effectuer rapidement des tâches complexes et désagréables, apprenez à vous y connecter en utilisant des «ancres», des liaisons matérielles - musique, couleurs, rituels. Mais n'utilisez pas «l'ancre» associée au travail en vacances.

Utilisez la «méthode du fromage suisse» - faites la tâche non pas dans un ordre logique, mais de façon arbitraire. Après un certain temps, il y a tellement de trous dans le «fromage» qu'il sera très facile de le «manger».

Divisez la tâche en plusieurs parties et encouragez-vous en complétant une partie. Mangez au moins une «grenouille» par jour - accomplissez une tâche simple mais désagréable. En règle générale, ces tâches s'accumulent et deviennent un problème. Si vous en décidez un tous les matins, ils se termineront rapidement et fourniront une bonne humeur toute la journée.

Brisez les «éléphants» (grandes tâches) en «steaks» (parties). Si la tâche est énorme et impossible, divisez-la en parties réalisables. Mesurez le temps passé à effectuer des tâches d'éléphant. La fixation d'un indicateur quantitatif pousse une personne à l'action.

«Brûlez les navires» - créez une situation où il est impossible de refuser une tâche. De telles situations permettent à certains types de personnes de travailler plus efficacement.

Tenez un tableau des affaires quotidiennes et notez les tâches terminées. Trop de lacunes sur un élément vous donneront une alarme et vous forceront à faire le nécessaire.

Faites un calendrier pinarik. Sur la première ligne, écrivez les années que vous avez vécues, en bas - l'avenir et dans les rangées du tableau - les jours des mois. Chaque matin, en se rendant au travail, biffez la moitié de la journée. Dans la soirée - la seconde moitié. Cela vous aidera à ressentir le temps qui passe.

Objectifs: comment rapprocher les rêves de la réalité

Définissez une mission, articulez des valeurs personnelles et fixez des objectifs à long terme. Au lieu d'une approche "réactive" - une réaction à des circonstances extérieures, utilisez une approche "proactive" - construisez votre vie comme vous le souhaitez, influencez activement les événements.

Pour déterminer vos objectifs, imaginez comment vous voulez voir votre journée dans quelques années. Essayez de vous débarrasser des timbres imposés - voitures, montres et autres attributs chers - s'ils ne sont pas pour vous une vraie valeur.

La définition de valeurs aidera les «mémoires». Écrivez-y les principaux événements de la vie. «Mémoire» vous permettra de créer une liste de valeurs clés et vous encouragera à passer quelques minutes chaque jour sur la question de la Main.

Formulez une mission personnelle sous la forme d'une épitaphe. Qu'est-ce qui changera dans le monde et restera après vous quand tout sera fini?

Cherchez votre appel. Si nous pouvons changer la mission, alors l'appel ne l'est pas. La vocation, c'est quand vous vous rendez compte que, à part vous, personne ne sortira ce chariot. Ce peut être non seulement une découverte révolutionnaire, mais aussi une tâche de vie simple.

Identifiez 5-7 domaines clés de votre vie pour voir la structure globale et établir l'harmonie des différentes activités. Une carte des zones clés ressemble à un arbre. Au lieu du chaos des petites actions, il y a des branches claires avec des feuilles.

Tracez des objectifs de vie pour les domaines clés et les années futures afin de savoir où et comment vous vous déplacez. Parfois, il est difficile de comprendre ce que vous voulez, mais il vaut mieux faire une petite erreur et ajuster les plans par la suite que de comprendre après des années que le temps a passé et que rien n'a été accompli.

Rendez les objectifs les plus proches et les plus compréhensibles mesurables en utilisant la technique SMART:

Sspécifique - spécifique
Mfacile à mesurer - mesurable
UNEréalisable - accessible
Rréaliste - pertinent
Tlié à un temps - limité dans le temps

Définissez clairement ce que vous voulez et dans quel délai, puis exprimez-le en termes monétaires.

Workday: comment l'organiser dans un monde en évolution rapide

Une planification contextuelle et à moyen terme selon la méthode «Jour - Semaine» vous aidera à toujours respecter vos délais.

Tâches difficiles à lier à un moment précis, approche contextuelle appropriée. Pour chacune de ces tâches, créez une page de journal ou une catégorie de tâches distincte dans un système de planification informatisé.

Pour le travail d'équipe, les tableaux de planification contextuelle sont pratiques, où les projets sont répertoriés en lignes et les membres de l'équipe en colonnes. À leur intersection, les tâches sont répertoriées. Le gestionnaire verra immédiatement les tâches dont le subordonné est responsable et les questions qui doivent être discutées.

Les tâches avec un délai serré sont planifiées plus efficacement pour l'année, la semaine et le jour, en respectant les règles de déplacement des tâches entre les sections. Le soir, lors de la planification du lendemain, la section "Semaine" est consultée. Tous les éléments pertinents sont transférés dans la section "Jour". Lors de la planification de la semaine prochaine, la section «Année» est affichée.

Cette approche vous permet de ne pas vous enfoncer dans un cadre serré et garantit que la tâche souhaitée sera mémorisée lors de la visualisation des sections "Année" et "Semaine".

La section «Semaine» peut être complétée par les outils de planification suivants.

Une liste de tâches pour les prochaines semaines sur une page de journal séparée.
Une liste de tâches sur des autocollants dans une section spéciale du journal. En parcourant la section quotidiennement, transférez des autocollants avec des tâches «mûries» le jour suivant dans le journal.
Aperçu du calendrier des tâches régulières.
Tableau de planification avec des tâches pour les prochaines semaines.
Planification avec une liste de tâches «flexibles» pour une semaine à côté d'une grille temporelle «rigide» ou un onglet avec des tâches «flexibles».

La section «à long terme» est un «carton stratégique» avec une liste d'objectifs clés pour les six prochains mois à un an. Il peut contenir:

plan des événements clés pour l'année;
délais pour les projets clés;
une liste de petites tâches avec un long délai qui ne rentrent pas dans les sections contextuelles du journal;
calendrier des anniversaires, dates mémorables, etc.

De la même manière que le principe du «jour - semaine», vous pouvez organiser le travail des employés sur le tableau de planification. Pour ce faire, répertoriez les employés dans les colonnes, les horizons de planification dans les lignes et les tâches à leur intersection.

Pour contrôler les tâches de routine, un tableau est utile, dont les lignes répertorient ces cas et les colonnes indiquent la durée pendant laquelle ils doivent être exécutés. Aux intersections, les actes accomplis et annulés sont notés. Ignorer une telle tâche ne joue pas un grand rôle, mais un grand nombre de sauts deviendront immédiatement visibles.

Pour accomplir des tâches à long terme, déterminez combien de temps par jour y sera consacré et inscrivez-les dans le plan hebdomadaire.Pour ce faire, prenez la quantité totale de travail, la productivité du travail et calculez combien de temps sera consacré à la tâche. Divisez ensuite ce temps en parties et mettez-les en œuvre dans un plan hebdomadaire.

Planification: comment respecter les délais

Mettre en place un système de planification personnelle de la journée de travail utilisant des tâches «dures» et «flexibles». Accordez 10 minutes pour créer une image complète des tâches de la journée. Le plan du jour doit être recueilli en un seul endroit et doit être écrit. Choisissez le format et le support à votre convenance. L'essentiel est que vous l'aimiez vraiment et que vous souhaitiez lui revenir.

Pendant la journée, ajustez le plan en fonction des circonstances. Le plan établi n'est pas un dogme, il est nécessaire pour des situations changeantes.

Obtenez une «carte stratégique» avec des objectifs clés à long terme. Sur la même feuille, vous pouvez écrire des tâches qui ne sont pas liées à une journée spécifique, afin qu'elles soient toujours sous vos yeux; garder une liste des contacts actuels; écrire des «sujets de réflexion», etc.

En termes de journée, séparez les tâches «difficiles», «flexibles» et «budgétisées».

"Difficile" - lié à un moment précis.
«Flexible» - pas lié à l'heure exacte.
«Budgétisé» - tâches importantes et importantes, chronophages, sans délais stricts.

Planifiez dur, puis budgétisez, puis les tâches flexibles en premier.

Mettez en surbrillance 2-3 tâches prioritaires dans la liste et commencez à travailler avec elles. Les cas prioritaires incluent l'urgence et la supervision du travail des subordonnés. L'exécution de tâches dans cet ordre vous permettra de faire les choses les plus importantes, même si certaines des tâches moins prioritaires restent non remplies.

Planifiez des réunions difficiles avec une réserve de temps. Coordonnez avec vos partenaires la précision avec laquelle vous devez vous présenter à une réunion.

Faites le plein d'informations en cas de problème. Cela vous fera gagner du temps si le partenaire ne vous rencontre pas, le mobile enregistré ne sera pas disponible et il n'y aura pas un seul taxi à l'aéroport la nuit.

Priorités: comment éliminer l'excédent et trouver du temps pour les principaux

Apprenez à filtrer les choses inutiles et à mettre en évidence les tâches clés. Développez votre arsenal de «stratégies d'abandon» pour effacer votre vie des choses inutiles. Habituer les autres à un «non» solide sans explication.

Utilisez un «non-sens sain» et repoussez les affaires inutiles aussi longtemps que possible. Souvent, cela ne concerne tout simplement pas leur mise en œuvre.

Gagnez du temps en embauchant des professionnels. Dans le même temps, vous ne pouvez pas engager d'assistants permanents, mais limitez-vous aux services ponctuels.

Lorsque vous confiez des tâches à des subordonnés, ne leur imposez pas l'obligation de vous les rappeler. Créez vous-même un examen des tâches et surveillez leur mise en œuvre.

Utilisez des estimations pondérées pour hiérarchiser les tâches. Définissez les critères et la signification de chacun d'eux, de sorte qu'au total, ils donnent 100%. Évaluez ensuite la tâche en fonction de chacun des critères, multipliez les estimations par signification, ajoutez et obtenez la note finale. Triez ensuite les tâches selon ces estimations.

Information: comment contrôler le chaos créatif

Introduisez des techniques de filtrage, de stockage et de déplacement en ligne pour garder vos informations sous contrôle.

Revenez plus souvent aux informations clés - écrivez les numéros de page, les réflexions, faites des photocopies, dessinez des diagrammes.

Mettez vos connaissances en pratique et commencez seulement à lire le livre suivant.

Priorisez votre processus de lecture - il est préférable de lire attentivement quelques chapitres clés plutôt que de parcourir le livre en entier de manière superficielle.

Filtrez les informations indésirables reçues des médias - essayez d'obtenir uniquement les informations dont vous avez besoin. Enregistrez des programmes et regardez-les à un moment opportun et sans publicité, passez moins de temps devant un téléviseur ou sur Internet.

Utilisez un e-mail qui ne nécessite pas de présence en ligne. Vous pouvez écrire et le destinataire a lu la lettre à un moment opportun.

Maîtrisez la méthode de l'impression aveugle à dix doigts - vous commencerez à écrire rapidement et à gagner beaucoup de temps.

Désactivez la notification des nouveaux e-mails, ce qui distrait des affaires courantes. Vérifiez votre courrier 3-4 fois par jour. Convenez avec vos collègues d'un délai d'inspection clair. Configurez le tri automatique des e-mails et accordez-leur une attention par ordre de priorité.

Utilisez les dossiers de messagerie comme outil de contrôle jour-semaine. Distribuez des lettres entre les dossiers thématiques et laissez dans la «boîte de réception» pas plus de 15 à 20 des messages les plus importants.

"Augmentez" l'ordre dans la documentation par la méthode du chaos limité:

Créez un «lieu de chaos» - un lecteur entrant, où tous les documents sont stockés.
Effacez le «lieu du chaos» en sélectionnant les types de documents les plus facilement identifiables, et le «lieu de la commande» commencera à se former près du lieu du chaos.

Obtenez un dossier de pensées. Les pensées accumulées peuvent se combiner et donner naissance à de nouvelles. Lorsque vous développez des idées, mettez-les en évidence dans des directions distinctes.

Organisez l'espace d'information en fonction de la structure de l'attention humaine. La conscience ne peut fonctionner qu'avec un seul objet, le préconscient - avec 5-9, le subconscient - avec une quantité infinie. Si vous rapprochez quelque chose du centre de votre attention, assurez-vous d'en éloigner quelque chose. Cela passera de manière optimale votre attention.

Sélectionnez sur le bureau une zone pour 5 à 9 principales tâches en cours, lecteurs entrants et sortants, plateaux contextuels et plateaux de contrôle selon la méthode «Jour - Semaine». À la fin de la journée de travail, organisez les documents du lecteur sortant dans des dossiers thématiques.

Absorbeurs: comment trouver des réserves de temps

Utilisez des techniques de détection d'absorbeur pour tirer parti des réserves de temps. Gardez une trace de votre temps pendant 2-3 semaines pour comprendre à quoi vous le consacrez. Environ une fois par heure, enregistrez tous les cas avec une précision de 5 à 10 minutes. Marquez les petites pauses avec des coches dans les marges.

Formez 2-3 indicateurs quantitatifs d'efficacité et suivez-les en dynamique. Dès que vous commencez à fixer visuellement un indicateur quantitatif, il commencera à changer pour le mieux.

Répétez périodiquement le chronométrage afin de rester «en bonne forme» et de corriger les distorsions dans votre budget personnel dans le temps.

Une réserve typique est le temps de trajet. Remplissez le temps de transport et de voyage avec des activités qui vous sont utiles.

Avoir un plan de force majeure technique. L'ordinateur est en panne - faites ce pour quoi vous n'avez pas eu le temps. Et assurez-vous de sauvegarder les données importantes.

Tenir des réunions plus efficacement:

Définissez un format de réunion et ne mélangez pas différents formats dans une seule réunion.
Définissez le cercle des participants, le chef de file qui dirige la discussion et le décideur, et le secrétaire qui établit le procès-verbal;
faire une liste de questions pour discussion;
déterminer la durée de la réunion et nommer une personne responsable du temps;
organiser la situation, l'équipement et la distribution de matériel d'information;
toutes les questions abordées lors de la réunion, présentées sous forme de diagrammes;
enregistrer et envoyer les décisions prises afin que vous puissiez y revenir lors de la prochaine réunion.

N'oubliez pas qu'un système de gestion du temps nécessite une amélioration continue.

"TM-Bacillus": comment transmettre l'idée de la MT aux autres

Nous n'atteindrons pas 100% d'efficacité si nous ne coordonnons pas notre gestion personnelle du temps avec les gens qui nous entourent. Apportez «TM-Bacillus» aux autres afin qu'ils utilisent le temps à bon escient. Calculez le prix de votre temps et combattez-le non moins de manière rigide que pour l'argent.

Offrir des idées de MT à votre manager, montrez leur utilité pour les affaires et non le confort pour vous. Commencez avec des outils utiles et bon marché pour le chef. Imaginez-les «en action», pas en théorie. Votre idée devrait venir à la tête de la tête elle-même - cela facilitera son adoption.

Convaincre ses subordonnés de l'efficacité de la gestion du temps par l'exemple personnel. Motiver son utilisation - les employés doivent comprendre pourquoi le temps est nécessaire et peut être géré. Offrez régulièrement de nouveaux équipements.

Implémentez progressivement la technologie TM en utilisant un minimum d'outils. Venez avec des carottes et des bâtons simples et rapides. Essayez les techniques sur un employé ou une unité afin que tout le monde voit les vrais avantages et les inconvénients.

Pour mettre en œuvre la gestion du temps dans les relations personnelles, apprenez à négocier. N'essayez pas d'imposer vos préférences à votre partenaire; recherchez des compromis qui vous permettent de prendre en compte les goûts des deux côtés.

Prenez le temps de restaurer votre énergie et vos performances. L'évidence pour vous n'est parfois pas comme ça pour une autre personne, alors expliquez ou écrivez clairement les principes des relations.

Offrir une gestion du temps aux enfants sous forme de jeu, en développant une approche «proactive» de la vie en eux.

Manifeste TM: de l'instrument à l'idéologie

L'application de techniques de gestion du temps sans compréhension de l'idéologie ne vous permettra d'utiliser qu'une petite partie de leurs capacités. Mais après avoir compris l'idéologie de la MT, vous apprendrez à gérer votre temps personnel et à passer à un nouveau niveau.

La gestion du temps est un système à plusieurs niveaux qui peut changer les valeurs d'une personne. De la gestion technique du temps, vous passerez à la réflexion sur vos objectifs et priorités.

Axiomes de la gestion du temps: